项目简介

因企业开会需求多，但会议室数量有限且经常被不合理占用，导致会议室预定困难，常常有想开会却找不到会议室的烦恼。此外，即使预定好会议室，也面临和参会人约时间、发通知、电话确认、准备会议材料、准备相关设备等众多琐事。预定困难、繁琐流程给企业员工带来非常不好的会议体验；在会议过程中，电脑没有对应的线材接口、会议即将开始却发现会议材料缺少、光线太强导致投影看不清、离发言人太远导致听不清、干货太多导致记录跟不上等状况不断发生，员工开会效率太低了；会议管理人员对会议室通常采用手动管理的方式，缺少相关数据如会议室利用率、使用频率等，没有相关数据分析，企业就难以改善会议管理情况和会议室资源利用情况，无疑在会议相关支出上增加诸多隐形成本。

方案需求

目前企业会议场景遇到的问题如下：

• 会前流程繁琐：因企业开会需求多，但会议室数量有限且经常被不合理占用，导致会议室预定困难，常常有想开会却找不到会议室的烦恼。此外，即使预定好会议室，也面临和参会人约时间、发通知、电话确认、准备会议材料、准备相关设备等众多琐事。预定困难、繁琐流程给企业员工带来非常不好的会议体验；

• 会中状况不断：在会议过程中，电脑没有对应的线材接口、会议即将开始却发现会议材料缺少、光线太强导致投影看不清、离发言人太远导致听不清、干货太多导致记录跟不上等状况不断发生，员工开会效率太低了；

• 会后管理不便：会议管理人员对会议室通常采用手动管理的方式，缺少相关数据如会议室利用率、使用频率等，没有相关数据分析，企业就难以改善会议管理情况和会议室资源利用情况，无疑在会议相关支出上增加诸多隐形成本。

方案设计

• 软硬件结合：该方案采用软硬件结合方式，将智能会议管理平台软件部署在服务器上，通过网线连接会议室的会议平板和会议门牌，可以对其进行远程管理、配置远程修改、设备关机与重启、一键清缓存、应用及内容下发、日志管理等，可以帮助企业规范化、数字化管理会议室资源，员工也可通过多种渠道查看所有会议及会议室预定的情况，轻松实现会议室预定、取消。

• 软件功能设计：智能会议管理平台可以实现会议预定、变更与通知功能，即通过多渠道预定会议室、可视化会议预定界面、多会议室类型选择、参会人员状态提醒、会议室变更、取消以及会议通知、会前参会提醒等。企业员工可以通过电脑、手机等轻松完成上述操作，方便快捷，大大简化会前流程。此外，还可以实现数据分析功能，即对会议室预定数据、部门预定会议数据、会议类型数据、多终端预定数据进行分析，并按照不同时间维度导出统计分析结果，会议管理员可以参考这些数据分析结果进行相关决策，更科学更方便，大大提升会后管理。

• 硬件功能设计：会议室的主要硬件设备包括会议门牌和会议平板，会议门牌可以显示会议预约信息刷脸签到、信息发布等功能，参会人员可以通过会议门牌进行签到，方便快捷。会议平板可以实现4K超清防眩光显示、白板智能书写、无线即可投屏、视频会议、会议助手等功能，解决了参会人员在会议过程中看不清、听不见、跟不上等困难，可大幅提升参会人员的会议体验。

方案拓扑图

方案特色

• 会前-轻松预约、灵活签到：会前，可通过管理平台做预约通知、会议审批，会议信息多屏展示，以电子门牌做非接触签到，参会人员的签到情况可在会议平板实时动态显示。

• 会中-智能协作、多方互动：会中，可通过会议平板设备实现多地多设备智能协助，无线投屏、白板书写、视频会议多方互动等功能，参会人员的会议体验将大幅升级。

• 会后-智能探测/控制、数据分析：会后，智能控制，灯光空调自动关闭、闲置空间自动释放，为企业节约资源。会议纪要一键整理、数据分析自动成表，助力企业会议组织效率提升，会议资源优化利用，也为用户带来智能、高效的会议体验。

• 会议设备集中控制：与会议平板深度融合，支持设备统一管理、应用管理、内容下发、日志管理，让会议室设备运维简单高效。控制联动会议门牌，下发会议信息，采集和管理设备数据和状态，会议门牌支持个性化配置，自带多套展示模板，为会议信息展示和参会人员的签到提供便利。